Закупки препаратов и расходников в 1С: минимальные остатки, заявки и цены поставщиков

Почему закупать «когда почти закончилось» уже поздно

Остаток сам по себе ничего не говорит о том, насколько его хватит.

Десять упаковок могут быть месячным запасом редко используемого препарата и запасом всего на два дня для позиции с постоянным расходом.

Поэтому закупки «по ощущениям» обычно приводят к одной из двух крайностей.

Дефицит. Сотрудник замечает низкий остаток тогда, когда срок поставки уже не позволяет спокойно пополнить склад.

Избыточный запас. Позицию закупают с большим запасом «на всякий случай», деньги остаются в товаре, а для препаратов дополнительно появляется риск не успеть использовать партию до окончания срока годности.

Есть и третья проблема - закупка у привычного поставщика без проверки актуальных условий. Цена могла измениться, срок поставки увеличиться, а у другого контрагента появиться более подходящее предложение.

Минимальный остаток - не случайная цифра

Минимальный запас нельзя одинаково назначить всем препаратам и расходникам.

Для его определения могут учитываться:

• фактический или нормативный расход;
• срок поставки;
• необходимый резерв;
• ожидаемые поступления;
• особенности конкретной позиции;
• сезонность и колебания потребности.

В решениях 1С используются разные методы поддержания запасов.

Например, при подходе Min-max задаются минимальный и максимальный уровни. Когда запас достигает установленной границы, система может рассчитать потребность в пополнении до заданного уровня.

Есть и другие варианты - например расчёт потребности по установленной норме или статистике потребления. Доступные методы зависят от конфигурации.

Поэтому формула «расходуем 10 упаковок в день - значит минимальный остаток должен быть 20» сама по себе недостаточна.

Сначала клиника определяет правила обеспечения запасов, затем система использует заданные параметры при расчёте потребности.

Пример: пять доз на складе и два поставщика

Допустим, клиника расходует в среднем четыре дозы препарата в день.

В системе для учебного примера настроено:

• минимальный запас - 16 доз;
• максимальный - 32;
• текущий доступный остаток - 5;
• ожидаемых поставок нет.

При схеме Min-max запас уже ниже установленного минимума.

В упрощённом расчёте для восстановления максимального уровня потребуется:

Теперь нужно выбрать условия закупки.

Есть два поставщика:

• поставщик А - 500 рублей за дозу, доставка через три дня;
• поставщик Б - 520 рублей за дозу, доставка на следующий день.

Партия из 27 доз обойдётся:

• у поставщика А - 13 500 рублей;
• у поставщика Б - 14 040 рублей.

Но имеющихся пяти доз при среднем расходе четыре в день хватит примерно на один день.

Поэтому сравнивать только цену нельзя. Срок поставки в этой ситуации может оказаться важнее разницы в 20 рублей за дозу.

При этом 1С может использовать для сравнения только те сведения об условиях поставщиков, которые зарегистрированы в системе или получены через настроенный обмен.

Что именно может учитывать 1С при расчёте потребности

В «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием» можно использовать параметры обеспечения запасов и на их основании рассчитывать необходимое количество.

В зависимости от выбранной схемы могут учитываться:

• текущий остаток;
• минимальный и максимальный запас;
• среднедневное потребление;
• срок поставки;
• уже ожидаемые поступления;
• текущие потребности;
• выбранный источник обеспечения.

На основании расчётной потребности могут формироваться заказы поставщикам.

Но качество результата напрямую зависит от исходных данных. Если в программе числится 20 упаковок, а фактически на складе осталось 12, расчёт будет строиться на неверном остатке.

То же самое относится к срокам поставки и другим параметрам: они должны соответствовать актуальным условиям работы.

Самая низкая цена не всегда означает лучшего поставщика

В 1С можно регистрировать цены поставщиков и условия закупок.

В зависимости от конфигурации в системе могут храниться:

• действующие цены;
• соглашения с поставщиками;
• сроки поставки;
• условия оплаты;
• номенклатура поставщика;
• история закупок.

Это позволяет сравнивать предложения не по памяти и не только по последнему счёту.

Но доступна именно та информация, которая была внесена в систему или получена через настроенный обмен.

Например, если поставщик сегодня может отгрузить только часть заказа, а данные о его доступном количестве в 1С не передаются, программа сама об этом не узнает. То же касается срока годности конкретной предлагаемой партии.

Поэтому при выборе поставщика могут дополнительно проверяться:

• фактическая доступность нужного количества;
• срок поставки;
• минимальная партия;
• условия оплаты;
• сроки годности предлагаемой партии, если они имеют значение для закупки.

Цена остаётся важным параметром, но не единственным.

Закупка должна учитывать сроки годности

Если препарат имеет ограниченный срок хранения, закупочный и складской контуры нельзя рассматривать независимо друг от друга.

Допустим, поставщик предлагает скидку при покупке 100 упаковок.

На первый взгляд предложение выгодное.

Но клиника обычно расходует 15 упаковок в месяц, а оставшийся срок годности предлагаемой партии составляет четыре месяца.

При прежнем темпе расхода за этот период потребуется примерно:

Покупка 100 упаковок создаёт риск избыточного остатка. Это не означает, что оставшиеся 40 обязательно придётся списать: фактический расход может измениться. Но одной привлекательной цены уже недостаточно для решения.

Именно поэтому данные о текущих партиях и сроках нужны не только для складского контроля, но и для планирования следующих закупок.

Подробнее эта логика разобрана в статье «Партионный учет и сроки годности препаратов в 1С: контроль запасов без лишних списаний».

Хорошая закупка - это не максимальная скидка, а количество и условия, которые соответствуют реальной потребности клиники.

Что происходит от потребности до заказа

Рабочую цепочку можно представить так:

В конкретной конфигурации часть этих операций может выполняться по настроенным правилам.

Например, заказ поставщику может формироваться на основании рассчитанной потребности.

Перед оформлением важно проверить исходные данные: фактический остаток, ожидаемые поступления, актуальные условия поставщика и нет ли обстоятельств, которых ещё нет в системе.

Так автоматизация сокращает ручные расчёты, но не превращает закупку в слепое выполнение рекомендации программы.

Что делать с внутренними заявками сотрудников

Врач или ассистент может первым заметить, что определённый материал расходуется быстрее обычного.

Но схема «врач сказал администратору - администратор заказал» плохо масштабируется.

Нужно определить, как дополнительная потребность попадает в закупочный процесс.

Это может быть внутренняя заявка, установленный регламент или другой механизм в используемой системе.

При этом важно разделять два сигнала:

• расчётную потребность по данным системы;
• дополнительную потребность, которую сообщил сотрудник.

Если врач регулярно просит закупать больше определённого препарата, имеет смысл проверить причину. Возможно, выросло количество процедур, появилась новая услуга или фактический расход отражается некорректно.

Тогда закупка становится проверяемым процессом, а не реакцией на очередное «у нас заканчивается».

Закупки и бюджет клиники тоже нужно связывать

Правильно рассчитанная потребность ещё не означает, что весь объём нужно оплатить сегодня.

У заказа есть стоимость, сроки поставки и условия расчётов. Поэтому крупные закупки влияют на будущие денежные обязательства клиники.

При планировании важно видеть:

• когда нужно оформить заказ;
• когда ожидается поставка;
• когда потребуется оплата;
• какая сумма потребуется.

При этом закупочный, складской и зарплатный контуры решают разные задачи.

Например, правила начислений врачам и ассистентам относятся к отдельному зарплатному процессу. Эта схема разобрана в статье «Расчет зарплаты врачей и ассистентов в 1С: смены, услуги и премии».

Для общей финансовой картины данные из разных контуров можно сопоставлять, но каждый исходный расчёт должен оставаться корректным сам по себе.

Что имеет смысл анализировать по закупкам

Одного показателя «сколько купили за месяц» недостаточно.

Полезно смотреть:

Остатки и потребление. Какие позиции заканчиваются быстрее установленных параметров, а какие накапливаются.

Потребность в пополнении. Что требуется заказать и на основании каких параметров рассчитано количество.

Условия поставщиков. Зарегистрированные цены, сроки поставки, условия оплаты и другие доступные данные.

Исполнение заказов. Что ожидалось к поступлению и что фактически принято.

Избыточные запасы. Какие позиции закупаются быстрее, чем расходуются.

Историю закупочных цен. Как менялись зарегистрированные условия по конкретным поставщикам и позициям.

Если расход препарата резко вырос, одного отчёта недостаточно для объяснения причины. Нужно проверить количество процедур, корректность списаний и изменения в работе клиники. Только после этого стоит менять параметры обеспечения запасов.

Как настроить закупки без лишней сложности

1. Проверить фактические остатки
   До запуска расчёта потребностей данные системы нужно сопоставить с реальным складом.
2. Выделить критичные позиции
   Начинать проще не со всей номенклатуры, а с препаратов и расходников, отсутствие которых особенно влияет на работу клиники.
3. Определить правила поддержания запасов
   Для каждой группы выбрать подходящий метод и установить необходимые параметры.
4. Зарегистрировать условия поставщиков
   Цены, сроки поставки и другие используемые при выборе условия должны поддерживаться в актуальном состоянии.
5. Настроить расчёт потребностей и заказы
   Определить, как рассчитывается потребность, на каком этапе формируется заказ и кто проверяет данные перед его оформлением.
6. Провести пилот
   В течение нескольких циклов закупки сравнивать расчётную потребность с фактическим расходом и при необходимости корректировать параметры.

Итог

Проблема закупок начинается не тогда, когда препарат уже закончился.

Она возникает раньше - когда клиника не учитывает скорость расхода, срок поставки, ожидаемые поступления или закупает большой объём только из-за привлекательной цены.

Решения 1С помогают рассчитывать потребность, поддерживать заданные параметры запасов, хранить зарегистрированные условия поставщиков и формировать заказы.

Но качество закупочного плана зависит от качества данных: фактических остатков, потребления, сроков поставки и актуальности условий контрагентов. Именно на этой основе клиника может решить, сколько заказать, у кого и когда.