Зарплата официантов и поваров в 1С: смены, проценты, премии и чаевые

Зарплата официантов и поваров в 1С: смены, проценты, премии и чаевые

В ресторане зарплата редко состоит только из оклада. Официанты могут получать процент от продаж и премии за выполнение показателей, повара — выплаты с учётом выработки, сотрудники ночных смен — предусмотренные доплаты. Отдельный вопрос — чаевые.

Пока команда небольшая, часть расчётов ещё можно вести вручную. Но с ростом штата появляются подмены, сменные графики, разные схемы премирования и несколько источников данных. Бухгалтеру приходится собирать информацию из табелей, кассовой системы и других программ, а затем сводить всё в единый расчёт.

Для такой задачи можно использовать «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в связке с ресторанной системой учёта или фронт-офисом. Продажи, рабочее время и другие необходимые показатели передаются в зарплатный контур по настроенному сценарию обмена. После регистрации исходных данных 1С рассчитывает начисления по установленным правилам, а бухгалтер контролирует показатели и результат.

Почему ручной расчёт зарплаты в ресторане быстро усложняется

У сотрудников ресторана разные графики и условия оплаты. Кто-то работает два через два, кто-то выходит на подмены, часть смен приходится на ночное время. Одновременно могут действовать проценты от продаж, премии и другие выплаты.

При ручном расчёте возникает несколько типичных проблем:

• Расхождения в рабочем времени. Подмены, больничные и другие отклонения нужно своевременно отражать в табеле. Если данные собираются из разных источников, повышается риск расхождений.
• Потерянные показатели продаж. Если премия или процент зависит от личных продаж официанта, важно корректно связать операции с конкретным сотрудником и передать эти данные в расчёт.
• Споры из-за премий. Когда условия выплаты определены расплывчато, сотрудники не понимают, почему получили конкретную сумму.
• Сложный учёт чаевых. Нужно учитывать способ их получения и принятый в ресторане порядок распределения.
• Несколько источников информации. Рабочее время, продажи и производственные показатели могут учитываться в разных системах.

Автоматизация помогает сократить объём ручных расчётов, но сначала нужно определить правила оплаты труда и понять, какие данные должны поступать в «1С:ЗУП».

Как выстроить расчёт зарплаты в 1С

Основой может быть «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Данные о продажах и других ресторанных показателях при необходимости поступают из системы ресторанного учёта или фронт-офиса по настроенному обмену.

Смены и рабочее время. В «1С:ЗУП» можно вести разные графики работы и учитывать фактически отработанное время. В системе регистрируются отклонения от графика, больничные, отпуска и другие кадровые события. Отдельно рассчитываются предусмотренные законодательством и системой оплаты труда доплаты, в том числе за работу в ночное время. Важно, чтобы фактические смены были правильно зарегистрированы. Если сотрудник вышел вместо коллеги, а изменение осталось только в переписке с администратором, программа сама об этом не узнает.

Проценты от продаж. В ресторане часть заработка официанта может зависеть от личных продаж или других показателей. Такая схема сначала должна быть закреплена в действующей у работодателя системе оплаты труда. После этого формулу можно реализовать в «1С:ЗУП», если необходимые данные о продажах зарегистрированы или передаются из ресторанной системы. Например, сотруднику может быть установлен определённый процент от личных продаж либо другая формула расчёта. Программа рассчитывает сумму по заданным правилам, но не определяет эти правила самостоятельно.

Премии по показателям. Аналогично работают премии за выполнение установленных показателей: плана продаж, среднего чека или других результатов. Здесь важна последовательность: сначала работодатель определяет условия и порядок премирования и закрепляет их в необходимых документах, затем эти условия реализуются в расчёте. Само наличие данных о среднем чеке или выручке ещё не означает автоматического возникновения права на премию.

Надбавки и доплаты. В расчёте могут использоваться различные виды начислений, предусмотренные системой оплаты труда: например, доплата за наставничество или работа в условиях, для которых установлена соответствующая надбавка. Для каждого начисления задаётся порядок расчёта и необходимые показатели.

Чаевые. Чаевые нужно отделять от сервисного сбора и других платежей ресторана. Порядок их учёта зависит от того, как гости передают деньги, кому они первоначально поступают и какие правила распределения приняты в заведении. Если данные о чаевых используются при расчётах с персоналом, соответствующий сценарий настраивается отдельно с учётом принятой схемы движения денежных средств. Нельзя исходить из того, что любые электронные чаевые автоматически становятся строкой в расчётном листке сотрудника.

Удержания. В «1С:ЗУП» можно отражать удержания, для которых есть законное основание и оформлены необходимые документы. Техническая возможность создать вид удержания не означает, что работодатель может произвольно уменьшить зарплату. Например, денежный штраф за опоздание нельзя просто включить в расчёт как дисциплинарное взыскание.

То же касается недостач или повреждённого имущества. Сам факт выявленной недостачи или разбитой посуды ещё не создаёт автоматического основания удержать соответствующую сумму из заработной платы.

Тему недостач важно отделять от расчёта зарплаты: обнаруженная разница в остатках сама по себе ещё не означает вину конкретного сотрудника и не становится автоматическим основанием для удержания. О том, как организовать сам контроль остатков, подробнее разобрано в статье «Инвентаризация в 1С без остановки продаж: как найти недостачи и пресечь воровство на кассе».

Пример расчёта зарплаты официанта

Предположим, официант Алексей работает по графику 2/2. За месяц у него было 15 смен, часть рабочего времени пришлась на ночные часы.

В системе оплаты труда ресторана также предусмотрены процент от личных продаж и премия при достижении установленного показателя среднего чека.

Как может выглядеть расчёт:

• Рабочее время. По зарегистрированным данным определяется фактически отработанное время и количество ночных часов. На их основании рассчитываются предусмотренные начисления и доплаты.
• Процент от продаж. Из ресторанной системы передаётся показатель личных продаж Алексея. «1С:ЗУП» рассчитывает процент по заранее установленной формуле.
• Премия. Если условия премирования выполнены и соответствующие показатели зарегистрированы, рассчитывается предусмотренная сумма.
• Чаевые. Если в ресторане используется схема их учёта с передачей необходимых данных в зарплатный контур, сумма учитывается по установленным правилам.
• Итоговый расчёт. После регистрации всех показателей система рассчитывает начисления. Бухгалтер проверяет исходные данные и результат, после чего сотрудник получает расчётный листок.

Такой подход не отменяет контроль со стороны бухгалтера, но позволяет не пересчитывать каждую составляющую вручную.

Как рассчитывать зарплату поваров

У поваров система оплаты может строиться иначе. Помимо оклада или тарифной части, в некоторых ресторанах применяется сдельная или бригадная система оплаты.

Если заработок зависит от выработки, сначала необходимо определить, какой именно показатель используется и как он регистрируется. Данные о произведённой продукции могут учитываться в ресторанной системе, но из этого не следует, что каждая порция автоматически связывается с конкретным поваром и превращается в начисление зарплаты.

Если используется сдельная оплата, необходимые показатели выработки регистрируются и передаются в зарплатный контур по настроенному сценарию. После этого «1С:ЗУП» рассчитывает начисление по установленным правилам.

При бригадной работе заработок может распределяться по правилам, заранее определённым работодателем, например с учётом отработанного времени или других предусмотренных показателей.

Показатели качества также могут учитываться в системе премирования, если соответствующие условия заранее закреплены. Но возврат блюда или списание продукта сами по себе не означают, что из зарплаты повара можно автоматически сделать вычет.

Что видит сотрудник и руководитель

После расчёта сотрудник получает расчётный листок с расшифровкой начислений и удержаний. При подключении сервиса «1С:Кабинет сотрудника» доступные сведения можно просматривать и через личный кабинет.

Для сотрудника это делает структуру начислений понятнее: видно, какие выплаты были рассчитаны и какие данные использованы.

Руководитель, в свою очередь, может анализировать:

• фонд оплаты труда;
• рабочее время;
• данные о продажах, если они передаются в систему;
• установленные показатели премирования;
• динамику расходов на персонал.

Эти данные помогают увидеть отклонения и задать вопросы для дальнейшего анализа. Но программа не определяет, какой сотрудник «работает хорошо» или «работает плохо»: один показатель продаж, среднего чека или количества жалоб не описывает работу человека целиком. Причины результатов оценивает руководитель с учётом должности, смен, загрузки и других обстоятельств.

1С используется и для других аналитических задач. Например, в статье «ABC/XYZ анализ ассортимента в 1С: безжалостно избавляемся от неликвида на полках» разобран межотраслевой пример работы с данными для анализа ассортимента.

Как настроить расчёт зарплаты в ресторане

1. Формализовать условия оплаты. Нужно определить правила для официантов, поваров, барменов, администраторов и других сотрудников: оклады, тарифы, проценты, премии, доплаты и используемые показатели. Условия должны быть не только понятны сотрудникам, но и корректно оформлены.

2. Определить источники данных. Нужно понять, откуда будут поступать рабочее время, продажи, показатели выработки и другие данные. Если часть информации находится во фронт-офисе или ресторанной системе, определяется сценарий обмена с «1С:ЗУП».

3. Настроить начисления и показатели. После этого в зарплатном контуре настраиваются предусмотренные виды начислений, формулы и показатели. Важно не пытаться сначала придумать формулу в программе, а потом под неё менять правила оплаты труда.

4. Проверить расчёт на тестовых данных. Перед полноценным запуском полезно сверить результаты автоматизированного расчёта с контрольным расчётом за выбранный период. Так можно выявить ошибки в формулах, исходных показателях или обмене между системами.

5. Объяснить сотрудникам правила. Сотрудникам важно понимать не устройство программы, а то, из каких частей складывается их заработок, какие показатели учитываются и где можно увидеть расшифровку начислений.

Заключение

Настроенный расчёт зарплаты в «1С:ЗУП» помогает сократить объём ручной работы и применять единые правила начислений для смен, процентов, премий и других выплат.

При этом сама программа не определяет условия оплаты труда. Сначала работодатель устанавливает их и оформляет необходимые правила, после чего 1С рассчитывает выплаты по зарегистрированным данным и заданным формулам. Бухгалтер контролирует расчёт, а руководитель получает данные для анализа расходов на персонал.