Учет партий и сроков годности продуктов в 1С: как сократить списания на кухне
Учет партий и сроков годности продуктов в 1С: как сократить списания на кухне
В ресторане списания продуктов неизбежны. Но если зелень, охлаждённое мясо, рыба или соусы регулярно отправляются в отходы только потому, что сотрудники не успели использовать их до окончания срока годности, проблема уже не в отдельных продуктах, а в организации учёта.
«1С:Предприятие 8. Общепит КОРП» позволяет вести учёт продуктов по партиям и срокам годности. Это помогает вовремя видеть остатки с истекающим сроком, контролировать движение сырья и снижать объём списаний.
Почему общего учёта остатков недостаточно
На кухне одновременно хранятся десятки скоропортящихся продуктов. У каждой поставки своя дата поступления и свой срок годности. Если в учёте видно только общее количество продукта, сотрудник может взять более свежую упаковку, а предыдущая партия останется лежать в холодильнике.
Из-за этого возникают сразу несколько проблем:
- продукты с ближайшим окончанием срока не используются вовремя;
- повышается риск оставить на складе просроченное сырьё;
- сложнее контролировать происхождение сырья и документы по поставкам;
- разные поставки одного продукта смешиваются в общем остатке, что затрудняет разбор списаний и претензий к поставщикам.
Учёт по партиям помогает связать продукты с конкретными поступлениями, отслеживать сроки годности и поддерживать прослеживаемость сырья.
Как устроен учёт партий и сроков годности
В «1С:Предприятие 8. Общепит КОРП» предусмотрены инструменты для учёта продуктов по партиям и срокам годности.
Приёмка продуктов по партиям. При поступлении продуктов регистрируются данные, необходимые для учёта конкретной партии и контроля срока годности. В результате на складе можно различать несколько поставок одного и того же продукта, даже если в номенклатуре это одна позиция.
Работа с маркировкой, ветеринарными документами и сканированием зависит от вида продукции и настроенных механизмов обмена с соответствующими системами. Это отдельные процессы, поэтому один отсканированный код нельзя считать универсальным источником всех сведений о поставке.
Списание по ближайшему сроку годности. Для скоропортящихся продуктов важно учитывать не только дату поступления, но и срок, в течение которого продукт можно использовать. При настроенном учёте партий система может подбирать в первую очередь продукты с ближайшим окончанием срока годности. В терминологии 1С такой принцип называется FEFO. Он помогает раньше использовать партии, которые быстрее потеряют пригодность.
Это не то же самое, что FIFO — списание по очередности поступления. Партия может прийти позже другой, но иметь более короткий срок годности, поэтому для кухни ориентир именно на срок часто оказывается важнее даты поставки.
Контроль остатков по срокам. В программе можно отслеживать партии и видеть продукты, срок годности которых подходит к концу или уже истёк. Эти данные помогают ответственному сотруднику вовремя решить, какие остатки использовать в первую очередь, а какие необходимо вывести из оборота. Возможность жёстко запрещать использование просроченной партии зависит от конкретных настроек решения, поэтому сам факт ведения учёта не заменяет контроль со стороны сотрудников.
Отдельно можно организовать предупреждения ответственным сотрудникам о приближении срока годности. Это уже настраиваемый сценарий: программа предоставляет данные о партиях и сроках, а способ уведомления определяется при внедрении.
Пример: две партии семги с разными сроками
Предположим, ресторан получил две партии семги. Первая — 10 кг со сроком годности до 15 августа. Вторая — 15 кг со сроком до 20 августа.
Без учёта по партиям на складе будет просто 25 кг семги. Сотрудник может открыть более свежую поставку, а первая останется лежать.
При учёте сроков ситуация выглядит иначе:
- При приёмке обе партии регистрируются отдельно с соответствующими сроками.
- При настроенном списании по срокам годности в первую очередь подбирается первая партия, поскольку её срок заканчивается раньше.
- Ответственный сотрудник видит, что к 15 августа по этой партии остаётся, например, 3 кг семги, и принимает решение, как использовать продукт до окончания срока годности.
- Если часть партии остаётся после окончания срока, эти остатки уже нельзя использовать для приготовления блюд. Данные учёта помогают своевременно выявить такую продукцию и оформить её выбытие по принятому в ресторане порядку.
Система в этом случае не решает, какое блюдо добавить в меню и как распорядиться остатками. Она показывает данные, на основании которых шеф-повар или управляющий может принять решение.
Что можно узнать из данных о списаниях
Сам по себе партионный учёт не устраняет потери. Его ценность в другом: ресторан получает данные, по которым можно разбирать, где и почему возникают списания.
В отчётах можно отслеживать, какие продукты портятся чаще, какие партии регулярно остаются к концу срока и насколько велики потери по отдельным позициям.
Если какой-то продукт стабильно списывается, причина может быть в объёме закупки, частоте поставок, изменении спроса или условиях хранения. Программа показывает зарегистрированные данные, а причину уже определяет управляющий.
Можно анализировать и работу с поставщиками. Например, если ресторан регулярно получает продукт с небольшим остаточным сроком годности, данные по поступлениям позволяют увидеть эту закономерность и использовать её при переговорах с контрагентом.
Если некачественной оказалась конкретная партия, сведения о её поступлении и движении можно использовать при оформлении возврата и разборе претензии с поставщиком.
Снижение объёма просроченных продуктов также можно использовать как один из показателей результата после внедрения учёта, но оценивать его нужно вместе с изменениями закупок, продаж и объёмов остатков.
Контроль показателей нужен не только на кухне. Например, в статье «План-фактный анализ продаж в 1С: контроль выполнения плана филиалами и РОПами» разобран другой управленческий сценарий — сопоставление плановых и фактических результатов по подразделениям.
Как учёт партий связан с себестоимостью
Разные поставки одного и того же продукта могут отличаться по закупочной цене. Например, стоимость рыбы, мяса, овощей или импортных ингредиентов меняется от поставки к поставке.
При этом контроль партий по срокам годности и расчёт себестоимости — разные задачи.
Учёт по партиям помогает контролировать происхождение и сроки продуктов, а стоимость списанного сырья рассчитывается по принятой в организации методике учёта. Поэтому сам по себе контроль сроков ещё не означает, что себестоимость блюда рассчитывается по закупочной цене именно той физической партии, которая использована на кухне.
Эти данные нужно рассматривать вместе: сроки помогают управлять физическими остатками, а учёт стоимости — анализировать затраты на производство блюд.
Другой межотраслевой пример использования 1С для расчётов и контроля — «Сложный расчет зарплаты в 1С: прогрессивная шкала комиссионных и вычеты за маркетинг». Это уже задача из другой отрасли, но принцип тот же: система рассчитывает показатели по заранее заданным правилам, а не принимает управленческие решения за руководителя.
Как организовать партионный учёт на кухне
1. Определить, для каких продуктов нужен контроль сроков. В первую очередь это скоропортящиеся продукты: охлаждённое мясо и рыба, молочная продукция, зелень, готовые соусы, полуфабрикаты и другие позиции с ограниченным сроком хранения.
2. Настроить учёт партий. При поступлении нужно регистрировать партии и данные, необходимые для дальнейшего контроля. Если эта информация будет заноситься выборочно, отчёты по срокам не дадут полной картины.
3. Выстроить приёмку. Кладовщик должен понимать, какие данные необходимо фиксировать при поступлении продукции и как работать с несколькими партиями одной позиции. Если используются маркировка, ветеринарные документы или сканеры, отдельно настраивается соответствующий обмен.
4. Обучить сотрудников кухни и склада. Одной настройки программы недостаточно. Сотрудники должны понимать, почему приоритет получает продукт с ближайшим окончанием срока и почему нельзя физически брать одну партию, а в учёте проводить другую.
5. Регулярно анализировать остатки и списания. Важно не просто собирать данные, а использовать их. Если определённые продукты регулярно остаются к концу срока, стоит проверить объёмы закупок, частоту поставок, продажи и условия хранения.
Заключение
Учёт партий и сроков годности помогает ресторану вовремя видеть продукты, которые нужно использовать в первую очередь, контролировать остатки и разбирать причины списаний по зарегистрированным данным. Это снижает риск использования просроченного сырья и даёт управляющему больше информации для работы с запасами и закупками.
При этом результат зависит не только от программы, но и от правильной приёмки, условий хранения и дисциплины учёта.
