Управление закупками ресторана в 1С: минимальные остатки, цены поставщиков и автозаказы
Управление закупками ресторана в 1С: минимальные остатки, цены поставщиков и автозаказы
Закупки в ресторане требуют постоянного баланса. Если заказать слишком много, часть продуктов может залежаться или испортиться. Если взять меньше необходимого, ходовая позиция закончится в самый загруженный вечер.
Когда объём закупок растёт, ориентироваться только на опыт шеф-повара или управляющего становится сложнее. Нужно учитывать текущие остатки, скорость расходования продуктов, ожидаемые поставки и условия разных поставщиков.
Для такой задачи можно использовать связку «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Общепит. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА». Управление потребностями и закупками ведётся средствами ERP, а отраслевой модуль используется для ресторанного учёта.
Почему закупки «на глаз» перестают работать
В небольшом кафе список закупок часто формируют просто: проверяют холодильники и склад, вспоминают ближайшие бронирования и отправляют заказ привычному поставщику.
По мере роста ресторана такой подход становится всё менее удобным.
Основные проблемы:
- Пропущенные позиции. Сотрудник может не заметить, что важный продукт заканчивается, или не учесть уже оформленный заказ.
- Избыточные остатки. Запас «на всякий случай» увеличивает объём денег, вложенных в склад, а для скоропортящихся продуктов повышает риск списаний.
- Позднее обнаружение дефицита. Нехватку ингредиента замечают уже тогда, когда получить новую поставку к нужной дате сложно.
- Сложное сравнение поставщиков. Цены, сроки доставки и другие условия приходится собирать из переписки, файлов и прайс-листов.
- Медленно оборачиваемые остатки. Одни товары регулярно докупаются, хотя на складе уже есть достаточный запас других позиций.
В «1С:ERP» можно контролировать остатки, рассчитывать потребность по заданным правилам, работать с зарегистрированными ценами поставщиков и формировать заказы на закупку. Это сокращает объём ручных расчётов и даёт закупщику больше данных для принятия решения.
Как рассчитывается потребность в продуктах
В ERP можно использовать разные способы поддержания запасов. Поэтому единой формулы «остаток упал до определённой цифры — срочно заказать» для всех ресторанов нет.
Минимальный и максимальный запас. Для товара можно задать параметры, при которых запас требуется пополнить. Они определяются в зависимости от выбранного метода обеспечения. Например, ресторан может опираться на установленные нормативы или статистику потребления. Для ходовых продуктов параметры будут одними, для редко используемых — другими. На основании этих настроек система определяет потребность в пополнении и формирует данные для будущего заказа.
Страховой запас. Дополнительный запас используют как резерв на случай колебаний спроса или изменения сроков поставки. Например, ресторан знает, что перед выходными расход определённого продукта может увеличиваться. В этом случае в расчёте можно предусмотреть дополнительный запас. Он помогает снизить риск дефицита, но его размер нужно периодически пересматривать. Слишком большой резерв сам превращается в избыточный склад.
Как работать с ценами поставщиков
Один продукт ресторан может получать от нескольких контрагентов. Цена при этом — не единственный критерий. Важны также срок доставки, доступное количество, условия оплаты и другие параметры поставки.
В «1С:ERP» можно хранить зарегистрированные цены и условия закупок разных поставщиков. Это даёт закупщику возможность сопоставить варианты перед размещением заказа.
Прайс-листы могут загружаться файлами или поступать через настроенный обмен. Степень автоматизации зависит от того, каким способом конкретный поставщик передаёт данные.
Система в этом случае не определяет сама, какой поставщик «лучший». Она предоставляет зарегистрированную информацию, а окончательный выбор делает ответственный сотрудник с учётом условий закупки.
Как формируются заказы по потребности
При расчёте потребности «1С:ERP» учитывает зарегистрированные остатки, ожидаемые поступления, уже созданные заказы и настроенные параметры обеспечения.
На основании этих данных система определяет, какие позиции требуют пополнения, и может сформировать заказ поставщику.
Перед отправкой документ проверяет ответственный сотрудник. Он может изменить количество, выбрать поставщика или скорректировать другие условия, если ситуация изменилась.
Передача заказа контрагенту выполняется по принятому в компании каналу. Если ресторан использует электронный обмен документами, для него требуется соответствующая настройка или подключённый сервис.
Такой подход позволяет не ждать момента, когда продукт физически закончится, а заранее видеть будущую потребность и планировать поставки с учётом текущих остатков и сроков обеспечения.
Пример: закупка мяса перед выходными
Предположим, ресторан работает с несколькими поставщиками мяса, а по пятницам и выходным продажи стейков заметно выше.
Для стейковой говядины настроены параметры запаса и зарегистрированы сроки поставки. В среду система показывает, что текущих остатков с учётом ожидаемого расхода недостаточно для ближайших дней.
На основании настроенных параметров ERP рассчитывает потребность и формирует предложение к заказу.
Менеджер видит зарегистрированные цены и условия поставщиков, сравнивает их и выбирает подходящий вариант. После проверки он подтверждает заказ.
Если поставщик выполняет обязательства в согласованный срок, ресторан получает необходимый запас до периода повышенного спроса.
Здесь важно, что 1С не прогнозирует будущее без исходных данных и не гарантирует отсутствие дефицита. Она рассчитывает потребность по зарегистрированным остаткам и установленным правилам, а результат зависит также от корректности настроек и исполнения заказа поставщиком.
Что ресторан получает от автоматизации закупок
Основная польза автоматизации — не в обещании «идеального склада», а в том, что закупщик получает больше данных до принятия решения.
- Контроль объёма запасов. Расчёт потребности помогает видеть позиции, которые скоро потребуется пополнить, и одновременно замечать избыточные остатки.
- Меньше ручной подготовки заказов. Не нужно каждый раз составлять перечень необходимых продуктов полностью с нуля. Система формирует данные для закупки на основании установленных параметров.
- Сравнение условий поставщиков. Зарегистрированные цены и условия можно сопоставлять перед размещением заказа, а не искать информацию по старым письмам и таблицам.
- Более раннее выявление риска дефицита. Потребность становится видна до того, как остаток полностью закончился. У закупщика появляется время проверить ситуацию и оформить заказ.
- Данные для корректировки правил закупки. Если по определённым позициям регулярно остаётся лишний запас или, наоборот, возникает нехватка, параметры обеспечения можно пересматривать с учётом фактического потребления.
Партионный учёт и контроль сроков годности также дают управляющему дополнительную информацию при проверке рассчитанной потребности. Для скоропортящихся товаров важно учитывать не только общее количество на складе, но и состояние конкретных остатков перед оформлением новой закупки.
Как запустить управление закупками
1. Навести порядок в номенклатуре. Названия товаров, единицы измерения и данные поставщиков должны быть приведены к единой системе. Иначе расчёт потребности будет опираться на некорректные исходные данные.
2. Настроить правила поддержания запасов. Для ключевых продуктов нужно определить подходящий метод обеспечения и параметры запасов. Начинать удобнее с наиболее ходовых и значимых для кухни позиций.
3. Организовать работу с ценами поставщиков. Нужно определить, как будут обновляться данные: загрузкой файлов или через настроенный обмен. Формат зависит от того, как информацию передают сами контрагенты.
4. Определить, кто проверяет и утверждает заказ. Даже при автоматическом расчёте потребности должен быть ответственный сотрудник, который проверяет заказ перед отправкой поставщику и при необходимости корректирует его.
Закупки работают лучше, когда ответственность сотрудников закреплена не только в программе, но и в понятных ежедневных процедурах. Соседняя задача автоматизации ресторана разобрана в статье «Чек-листы открытия и закрытия смены в Битрикс24: контроль зала, кухни и доставки».
5. Запустить на ограниченной группе товаров. Сначала можно использовать автоматизированный расчёт для нескольких категорий, сравнивать рекомендации системы с фактической потребностью и корректировать настройки. После проверки механизм постепенно распространяется на остальные позиции.
Заключение
Управление закупками в «1С:ERP» помогает рассчитывать потребность, контролировать остатки, работать с зарегистрированными ценами поставщиков и сокращать объём ручной подготовки заказов.
При этом качество расчёта зависит от настроенных параметров и актуальности исходных данных. Система предоставляет информацию закупщику, а решение об объёме заказа, выборе поставщика и сроках закупки остаётся за ответственным сотрудником.
Закупки — только один из операционных контуров ресторана. Другой пример работы с регулярными расчётами и данными разобран в статье «Зарплата официантов и поваров в 1С: смены, проценты, премии и чаевые».
