Учет препаратов и расходных материалов в 1С для ветеринарной клиники

Почему одного общего остатка недостаточно

Допустим, в системе указано, что на складе есть 20 упаковок препарата.

Для нормального управления запасами этого мало.

Важно понимать:

• из каких партий состоит остаток;
• какие сроки годности у разных поставок;
• где хранится препарат;
• какие упаковки относятся к маркируемой продукции;
• что было использовано на процедурах;
• что продано через ветаптеку, если она есть;
• какие операции уже отражены в системе, а какие ещё нет.

Если препараты и материалы фактически расходуются сегодня, а операции в программе оформляются позже, учётный остаток постепенно расходится с реальным.

Проблема обнаруживается уже во время инвентаризации или в тот момент, когда конкретный препарат срочно понадобился врачу.

Что нужно учитывать по препаратам и расходным материалам

Ветеринарные препараты и обычные расходники нельзя полностью сводить к одной логике.

Для шприцев, перчаток, бинтов, катетеров и других материалов обычно важны количество, место хранения, стоимость и фактический расход.

Для препаратов дополнительно могут понадобиться:

• серия или партия;
• срок годности;
• производитель;
• форма выпуска и дозировка;
• место хранения;
• сведения, необходимые для работы с маркировкой.

Набор реквизитов и механизм их ведения зависят от используемого решения.

Существуют отраслевые системы на платформе 1С для ветеринарных клиник, включая БИТ.Айболит. Такие решения могут объединять работу врача, складской учёт, ветаптеку и работу с ветеринарными препаратами.

Чтобы фактический расход попал в складской и управленческий учёт, нужна заранее настроенная схема, а использованные препараты и материалы должны корректно отражаться сотрудниками.

Учет партии начинается с приемки

Контроль запасов начинается в момент поступления.

Если клиника ведёт учёт по партиям и срокам годности, разные поставки одной позиции важно различать.

Например, на складе есть две партии одного препарата:

• 12 флаконов со сроком годности до 15 ноября;
• 30 флаконов со сроком годности до 20 февраля.

Но для управления запасами эта информация намного полезнее простой цифры «42». Ответственный сотрудник видит, что первая партия требует внимания раньше второй.

Система при соответствующей настройке помогает хранить данные о партиях, сроках и остатках. Но она не решает самостоятельно, какую упаковку использовать в конкретной медицинской ситуации, и не заменяет контроль условий хранения.

Учётный срок годности также не означает физической блокировки препарата в шкафу. Здесь остаются важны организация хранения, внутренние правила и действия сотрудников.

Как учитывать расход на приёмах и процедурах

Предположим, клиника хочет понимать, сколько материалов фактически используется при стерилизации, обработке раны или другой процедуре.

Для этого можно определить нормативный состав материалов.

Например, для процедуры предусмотрены:

• две пары перчаток;
• три шприца;
• одна система;
• перевязочный материал;
• определённые препараты.

Это плановый состав.

Фактический расход может отличаться. В конкретном случае потребовался дополнительный шприц, больше перевязочного материала или другая дозировка препарата.

Если система списывает только установленную норму, а отклонения никто не фиксирует, склад со временем всё равно разойдётся с фактическим наличием.

Поэтому логика процесса должна выглядеть так:

Конкретные документы, правила списания и момент отражения операции зависят от используемой конфигурации и настроек.

Межотраслевой пример того, почему разные контуры учёта важно разделять и связывать между собой корректными данными, есть в статье «Расчет смен и мотивации сотрудников аптечной сети в 1С». В ней отдельно показано, как аптечный и зарплатный контуры могут работать в разных системах, а необходимые данные передаются между ними по настроенной схеме.

Что происходит с себестоимостью услуги

Учёт материалов помогает точнее оценивать затраты на конкретные услуги, но стоимость использованных препаратов и расходников нельзя автоматически называть полной себестоимостью процедуры.

Допустим, при оказании услуги использованы препараты и материалы общей стоимостью 1 800 рублей.

Это материальная часть затрат.

В полную себестоимость в зависимости от методики клиники могут также входить:

• работа врача и ассистента;
• лабораторные исследования;
• использование оборудования;
• амортизация;
• другие прямые и косвенные затраты.

Связь расходных материалов с другими показателями работы клиники также важна на уровне руководителя. Межотраслевой пример такой аналитики разобран в статье «Дашборд руководителя медцентра: какие показатели действительно нужны владельцу».

Маркировка ветеринарных препаратов: отдельный контур

Для лекарственных препаратов ветеринарного применения, которые подпадают под обязательную маркировку, одного внутреннего складского учёта недостаточно.

К октябрю 2026 года по соответствующим группам ветеринарных препаратов действует поэкземплярный учёт. Для первой волны обязательная передача сведений об обороте отдельных единиц действует с 1 марта 2026 года, для второй волны - с 1 сентября 2026 года.

При определении того, подпадает ли конкретный ветеринарный препарат под обязательную маркировку, учитываются установленные перечнями коды ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2, а также наличие действующего регистрационного удостоверения.

Для маркируемой продукции необходимо учитывать требования к передаче сведений об обороте и выводу из оборота. При передаче и приёмке таких препаратов используются предусмотренные правилами электронные документы.

При этом схема не должна выглядеть так:

Корректная последовательность зависит от используемого решения и настроенной интеграции:

Физическое движение препарата и передача сведений в систему маркировки - связанные, но разные процессы.

Даже отправленный электронный документ не заменяет проверку того, что фактическое движение упаковки соответствует данным системы.

Пример: партия препарата подходит к концу срока годности

Предположим, клиника получила 50 флаконов ветеринарного препарата со сроком годности до 1 февраля 2027 года.

При приёмке партия отражена в системе с необходимыми характеристиками.

За несколько месяцев использовано 38 флаконов. Остаток - 12.

При анализе запасов ответственный сотрудник видит:

• остаток партии - 12 флаконов;
• срок годности;
• предыдущий расход;
• текущую потребность клиники.

Эти данные позволяют понять, нужен ли новый заказ в прежнем объёме и есть ли риск, что часть партии останется неиспользованной к окончанию срока годности.

Ответственный сотрудник определяет допустимое дальнейшее действие с учётом конкретной ситуации и применимых требований. В зависимости от обстоятельств это может быть дальнейшее использование в пределах срока годности, допустимый возврат поставщику или другая предусмотренная операция.

Если маркируемый препарат фактически выводится из оборота, соответствующая операция должна быть оформлена по действующим правилам системы маркировки.

Что может анализировать руководитель

При корректном учёте появляется несколько полезных разрезов.

Остатки по складам и местам хранения. Какие препараты и материалы числятся в наличии и в каком количестве.

Партии и сроки годности. Какие позиции требуют внимания в ближайшее время.

Расход по процедурам. Какие препараты и материалы были использованы при оказании услуг по данным учёта.

Списания и другие движения. Какие позиции были списаны, перемещены, возвращены или отражены по другим основаниям.

Закупки. Какие препараты и расходники регулярно заканчиваются раньше ожидаемого, а какие накапливаются на складе.

Материальная часть затрат на услуги. Сколько препаратов и расходных материалов приходится на конкретные процедуры по данным системы.

Если расход катетеров вырос на 30%, причиной может быть увеличение количества процедур, изменение их состава, ошибка отражения операций или фактический перерасход.

Причину определяет ответственный сотрудник после проверки.

Как выстроить учёт

Начать можно с шести шагов.

1. Разделить номенклатуру
   Определить препараты, расходные материалы, товары ветаптеки и другие группы, для которых нужны разные правила учёта.
2. Определить необходимую детализацию
   Для препаратов и других позиций с ограниченным сроком хранения определить, где необходимы партии, серии, сроки годности и дополнительные характеристики.
3. Настроить приёмку
   Зафиксировать, какие сведения сотрудники должны отражать при поступлении и как учитывать несколько партий одной позиции.
4. Организовать учёт фактического расхода
   Определить, что может списываться по установленной норме, а где сотруднику необходимо фиксировать фактически использованное количество.
5. Отдельно настроить работу с маркировкой
   Определить, какие ветеринарные препараты подпадают под обязательную маркировку, как отражаются их приёмка, оборот и вывод из оборота, какие электронные документы и оборудование используются и кто контролирует обмен.
6. Провести пилот и сверить остатки
   Начать с нескольких групп препаратов и материалов. Сопоставить данные системы с фактическим наличием, проверить партии, сроки и списания и только после этого распространять схему на весь склад.

Итог

Хороший учёт препаратов начинается с совпадения реальных операций и данных системы.

Приёмка должна отражать то, что действительно поступило. Расход на процедуре - то, что действительно использовано. Для маркируемых ветеринарных препаратов дополнительно нужно корректно отражать предусмотренные законодательством операции с кодами маркировки.

Решения на базе 1С помогают связать склад, движение материалов, стоимость и другие данные клиники. Но точность результата зависит от используемой конфигурации, настроенных процессов и того, насколько последовательно сотрудники отражают реальные операции.