Склад бумаги, пленки и расходников в 1С: партии, резервы и списание по заказам

Бумага одного названия может быть разной

Первое, что нужно привести в порядок, - номенклатуру.

Для бумаги существенными параметрами могут быть:

• формат;
• плотность;
• тип и покрытие;
• производитель;
• другие характеристики, важные для производства.

Для плёнки - ширина рулона, толщина, тип поверхности и другие параметры.

Такие свойства не стоит смешивать с аналитикой конкретных поставок.

Характеристика описывает вариант материала: например, мелованную бумагу определённого формата и плотности.

Для прослеживания конкретных поставок или групп материала в зависимости от конфигурации могут использоваться серии или другие механизмы партионной аналитики. Например, серия в 1С может идентифицировать конкретную партию товара, если такая схема настроена.

Зачем различать отдельные партии материала

Прослеживаемость конкретных поставок нужна не ради дополнительного номера в программе.

Она помогает сохранить историю материала: откуда он поступил, какие операции с ним проводились и какой остаток числится по соответствующей аналитике.

Это особенно полезно, если разные поставки одного материала нужно различать из-за производителя, качества, параметров поставки или внутренних требований производства.

При этом нельзя считать, что каждое поступление в любой конфигурации 1С автоматически становится отдельной «партией с паспортом».

Механизм зависит от используемого решения и настроек учёта.

В специализированном решении «1С:УНФ 8. Полиграфия 2», например, предусмотрены контроль партий материалов, планирование их расхода и резервирование под заказы.

Резерв отвечает на другой вопрос

Номенклатура и характеристики определяют сам материал.

Серия или другая партионная аналитика помогает различать конкретные поставки или группы материала, если такая детализация используется.

Допустим, на складе есть 1 000 листов нужной бумаги.

Под заказ А требуется 700.

Под заказ Б - ещё 500.

Если смотреть только на физический остаток, кажется, что материала много. Но после резервирования 700 листов под первый заказ свободно остаётся только 300.

Значит, второй заказ уже не обеспечен полностью.

Материал при этом физически остаётся на складе. Резерв не является списанием. Он ограничивает свободную доступность материала для других потребностей в рамках настроенной схемы обеспечения.

В 1С:ERP и «1С:Комплексная автоматизация» для производства предусмотрены механизмы резервирования и обособленного обеспечения материалов под конкретную потребность. В отраслевых полиграфических решениях также поддерживается резервирование материалов под заказ.

Резерв и обособленное обеспечение - не одно и то же

Эти механизмы полезно различать.

Резерв может выделять под заказ часть уже имеющегося свободного остатка.

Обособленное обеспечение используется, когда материал нужно обеспечить специально под конкретное назначение - например закупить или передать в производство именно для определённого заказа.

Это особенно удобно для нестандартных материалов.

Если клиент заказал тираж на редкой дизайнерской бумаге, её можно обеспечить именно под этот заказ, не смешивая такую потребность с общим запасом типографии.

Конкретная схема зависит от конфигурации 1С и настроенного производственного процесса.

От заказа до материала: где появляется потребность

Нормальная схема начинается не на складе, а с заказа.

Для тиража определяются:

• изделие;
• количество;
• технология производства;
• используемые материалы;
• нормативный расход;
• технологические потери и приладка, если они учитываются.

На этой основе появляется плановая потребность.

Например, специализированные решения для полиграфии позволяют рассчитывать плановое количество бумаги, плёнки, красок и других материалов по заказу, включая технологические потери.

Дальше потребность сопоставляется с доступными запасами.

Часть материала может быть свободна.

Часть - уже зарезервирована.

Что-то ожидается от поставщика.

А чего-то не хватает и требуется дополнительная закупка.

Пример: материал есть, но второй заказ уже не обеспечен

Допустим, на складе 500 кг определённой бумаги.

Для заказа № 101 по расчёту требуется:

• 280 кг на основной тираж;
• 20 кг на плановые технологические потери.

Итого:

Материал резервируется под этот заказ.

Свободный остаток после резерва:

Следом приходит заказ № 102, которому требуется 250 кг той же бумаги.

Физически на складе всё ещё лежат 500 кг.

Но свободного остатка только 200 кг.

Дефицит второго заказа:

Это и есть разница между «материал числится на складе» и «материал доступен для нового заказа».

Сотрудник может заранее обеспечить недостающие 50 кг, а не обнаруживать проблему в момент запуска тиража.

Списание должно отражать факт, а не только норму

Резерв ещё ничего не говорит о том, сколько материала реально ушло в производство.

По расчёту заказу требовалось 300 кг бумаги.

Фактически могло быть использовано 312 кг.

Причины могут быть разными:

• дополнительная приладка;
• производственный брак;
• изменение тиража;
• особенности материала;
• ошибка в норме;
• некорректное отражение операции.

Поэтому важно разделять:

Конкретные документы зависят от конфигурации. Это может быть передача материалов в производство, расход материалов или другой документ производственного контура.

Система фиксирует отклонение. Причину определяет сотрудник после проверки.

Что делать с остатком после заказа

Если под заказ зарезервировали 300 кг, а фактически использовали 285, оставшиеся 15 кг не должны автоматически исчезнуть в себестоимости тиража.

Нужно корректно отразить фактический расход и освободить неиспользованный резерв либо вернуть остаток из производства по принятой схеме.

После этого материал снова может стать доступным для других заказов.

И обратная ситуация: если фактический расход оказался выше плана, дополнительные материалы тоже должны быть отнесены на заказ.

Именно фактические операции дают основу для последующего расчёта материальной себестоимости.

Как это связано с себестоимостью заказа

Точный складской учёт ещё не означает, что себестоимость заказа рассчитывается автоматически и всегда одинаково.

Материальная часть формируется на основании фактически учтённого расхода и правил оценки стоимости, используемых в конкретной системе.

Кроме бумаги и плёнки в себестоимость могут входить:

• краска;
• материалы постпечатной обработки;
• труд;
• работа оборудования;
• услуги подрядчиков;
• другие производственные затраты.

Где чаще всего ломается процесс

Проблема обычно возникает не в одной операции, а между подразделениями.

Менеджер изменил параметры заказа, но производство работает по старому расчёту.

Закупщик заказал материал, но не связал его с конкретной потребностью.

Кладовщик видит физический остаток, но не учитывает резерв.

Мастер использовал больше материала, но фактический расход не отразили.

В результате каждый этап по отдельности может выглядеть корректно, а общий процесс - нет.

Похожий принцип сквозного процесса хорошо виден и в других отраслях. Например, в статье «CRM для кадрового агентства: вакансии, кандидаты и заказчики в едином процессе подбора» показан межотраслевой пример того, почему связанные этапы процесса важнее набора разрозненных действий.

Документы поставщика тоже не должны жить отдельно

Для производства важен не только складской остаток, но и документооборот по закупке материалов.

Заказ поставщику, поступление, первичные документы и сверка должны соответствовать фактической поставке.

Если документы пересылаются вручную по почте и в мессенджерах, а сотрудники потом восстанавливают историю закупки, складской процесс становится сложнее контролировать.

Межотраслевой пример организации такого документооборота разобран в статье «Электронный документооборот в страховом агентстве: договоры, акты и сверки без ручной пересылки».

Что имеет смысл контролировать

Для типографии достаточно нескольких ключевых показателей.

Свободный остаток. Сколько материала действительно доступно для новых заказов.

Резерв. Какой объём уже закреплён за существующими заказами.

Обеспеченность заказа. Хватает ли материала для запуска производства.

Плановый и фактический расход. Насколько реальное потребление отличается от расчёта.

Остатки после производства. Что осталось после завершения заказа и можно ли использовать это дальше.

Материальные затраты заказа. Сколько фактически списанных материалов вошло в его себестоимость по правилам учёта.

Этого уже достаточно, чтобы перестать управлять складом только по общей цифре остатка.

Как внедрить схему

1. Привести в порядок номенклатуру. Определить, какие свойства относятся к характеристикам материала, а где нужна дополнительная прослеживаемость по сериям или другой партионной аналитике.
2. Зафиксировать нормы. Для основных видов продукции определить плановый расход и технологические потери.
3. Настроить обеспечение заказов. Решить, где используется обычный резерв, а где материал нужно обеспечивать обособленно.
4. Организовать фактическое списание. Материалы должны относиться на тот заказ, в котором они действительно использованы.
5. Проверять отклонения. Сравнивать плановый и фактический расход, не объявляя любое превышение автоматически ошибкой сотрудника.
6. Провести пилот. Начать с одной группы материалов и нескольких заказов, сверить свободные остатки, резервы и фактический расход.

Итог

Для типографии недостаточно знать, сколько бумаги и плёнки физически лежит на складе.

Важно понимать, что свободно, что уже зарезервировано, какой заказ обеспечен и сколько материала фактически ушло в производство.

Номенклатура и характеристики помогают точно определить материал. Серии или другие механизмы партионной аналитики - различать конкретные поставки, если это требуется выбранной схемой учёта. Резервирование показывает, какая часть запаса уже предназначена под существующие заказы.

Решения на базе 1С позволяют связать эти данные с потребностью заказа и производственным расходом. Но точность результата зависит от структуры номенклатуры, настроенной схемы обеспечения и того, насколько своевременно сотрудники отражают реальные операции.